- المرحلة الأولى : تخطيط الأداء Performance Planning : وهى تشتمل على تحديد وصياغة أهداف الأداء بالتعاون بين الرؤساء المباشرين و العاملين ( كيف /ومن المسئول وشروط هدف الأداء الجيد ) – دور نظم المعلومات – استخدام نظم الوصف الوظيفي لتحديد أهداف الأداء وتحديد مشاكل تخطيط الأداء ووضع أسس التحسين والتطوير.
-
- المرحلة الثانية : متابعة وتوجيه وتطوير و تحسين الأداء Coaching , Follow – up and Performance Improvement وهى عملية مستمرة خلال العام ويقوم بها الرؤساء على كافة المستويات الادارية.
-
- المرحلة الثالثة : مراجعة وقياس و تقويم الأداء Performance appraisal وهى تتم فى نهاية الفترة موضوع التقويم , ووضع خطط تحسين وتطوير الأداء بالتعاون المشترك بين الرئيس والمرؤوس.
-
- المرحلة الرابعة: مكافأة الأداء المتميز
تتكون عملية ادارة الأداء فى المنظمات المعاصرة من المراحل الآتية:
1. تخطيط الأداء :
يتم في هذه الخطوة تحديد وفهم واجبات العمل ومسئولياته المتوقعة من الموظف ووصفه هذا العمل والجدارات والكفاءات المتوقعة Competencies “وهى تعنى المعارف والمهارات والسلوكيات التي يتميز بها الأداء المتوقع والمكونة له وأيضا العناصروالعوامل الأساسية لكيفية قيام الموظف بأداء عمله” .
ويتم ابلاغ العاملين بهذه التوقعات إما كتابة أو شفويا مع التأكد من فهم الموظف لها والحصول على التزامه بها .
-
- متابعة وملاحظة الأداء واعطاء النصح والإرشاد Coaching :
يقوم المدير بملاحظة أداء الموظف ومراجعة هذا الأداء , واعطاء الموظف ردود فعل إيجابية ومناسبة عندما يتطلب الأمر ذلك , وأن يكون هناك اتصال وتواصل وحوار دائم بينه وبين الموظف ويقدم له المساعدة وتذليل الصعوبات التي تواجهه أثناء قيامه بالعمل ,حتى يقوم الموظف بأداء عمله بنجاح .
وتتكون هذه العملية The Coaching وتشتمل على التشجيع والتحفيز ودفع الموظف للعمل بإيجابية وبناء الثقة وحل المشكلات سويا , وأيضا التدريب والتطوير الدائم .
-
- مراجعة الأداء و تحسينه و تطويره :
يقوم كل من المدير والمرؤوس سويا بالتأكد من الوصول الى تحقيق أهداف الوظيفة وتحقيق التوقعات من العمل وذلك عن طريق دراسة ردود الفعل من المصادر المناسبة والملائمة عن أداء الموظف مثل ملاحظة المدير نفسه لأداء المرؤوس , ومن الموظف نفسه بتقييمه الذاتي لنفسه , وأيضا من المتعاملين مع الموظف , وزملاءه في العمل على نفس المستوى الوظيفي وأيضا مرءوسي الموظف إن وجد ( وهو ما يسمى التقييم فى 360 درجة ) .
ويجب أن يكون التقييم متوازنا والذي يتم فيه تقدير الإنجازات بينما يتم إعطاء الموظف النصح والإرشاد لتحسين وتطوير هذه الأجزاء من الأداء التي تحتاج تحسين وتطوير , وكذلك يتم استخدام هذا التقييم فى منح الموظف المكافآت وزيادة المرتب وأيضا التطوير الوظيفي والمسار الوظيفي والنمو والتقدم في المنظمة .
-
- مكافأة الأداء :
تعتبر مكافأة الأداء هى الجزء الهام من عملية تخطيط وتقييم وتطوير الأداء , ويتطلب الأمر أن تكون مكافأة الأداء متطابقة مع إنجازات الموظف وأن تتم فى موعدها المحدد , وأن تكون محددة , وأن تكون معلنة أمام العاملين عندما يتطلب الأمر ذلك .
وهنا يمكن أن تكون مكافأة الأداء فى شكل إطراء وشكر أمام العاملين أو على لوحة الإعلانات , أو مكافأة بشكل غير تقليدي أو رسمي مثل عشاء مع الإدارة العليا أو عشاء لشخصين وغير ذلك , أو المشاركة فى مشروع كبير ومهم , أو إرسال الموظف فى مهمة علمية , أو زيادة فى المرتب , أو التشجيع بأية صورة مناسبة .
الطرق و العمليات التى تستخدم لحل مشكلات الأداء:
-
- التدريب والتعليم الرسمي .
-
- التدريب على رأس العمل .
-
- المهام والمشروعات .
-
- البحوث التطويرية .
-
- تدوير العاملين .
-
- التفويض .
-
- ردود الفعل .
-
- إعطاء النصح والإرشاد.
-
- المؤتمرات والزيارات الميدانية .
-
- حل المشكلات من خلال التحليل المتعمق للمشكلة.